Você sabe o que é NF-e? Sabe quais são os procedimentos para a sua emissão e armazenamento?
Com a crescente utilização de tecnologia pelo FISCO, a NF-e é a versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal, outrora emitida em formulários contínuos. Ela registra a operação mercantil e envia em tempo real todas as informações à Secretaria de Fazenda.
Mas afinal, o que é NFe?
Emissão da NFe
Armazenamento da NFe
Leiaute da NFe
Conclusão
Mas afinal, o que é NFe?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento gerado digitalmente pela empresa que está realizando a transação comercial, por exemplo, a venda de um produto.
Além de documentar fiscalmente as operações de venda, a NF-e também é responsável para acobertar as demais operações, dentre elas a entrada de mercadorias, operações interestaduais, operações de devolução ou transferência de mercadorias, bem como para comprovar operações de simples remessa.
Para os varejistas, é importante saber quando se deve emitir a NF-e ou a NFC-e, já que ambas documentam as operações de venda de um produto. Em linhas gerais, a NFC-e é utilizada para venda ao consumidor final e a NFe para as demais operações.
Emissão da NFe
Para a emissão de uma NFe necessariamente a empresa terá que usar o certificado digital e um software emissor.
O certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa, mecanismo responsável por garantir a segurança dos dados transmitidos à SEFAZ durante a emissão de uma nota fiscal eletrônica. Além disso, esse certificado proporciona a validade jurídica para o documento, garantindo a procedência (origem) dos dados.
O software responsável pela emissão da NFe tem dupla função. Ele realiza a transmissão das informações da nota fiscal para a SEFAZ, utilizando o certificado digital, e recebe a resposta com uma chave de autorização, para então gerar a nota fiscal eletrônica.
Além da nota fiscal em si, um bom software deve processar todas as informações, garantindo o correto lançamento das alíquotas de impostos e fazer toda a gestão de estoque, vendas e financeiro.
Após a autorização pela SEFAZ e consequente emissão da nota, tanto o receptor da nota quanto a empresa emissora podem consultar a NFe pela internet.
O único documento impresso gerado é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que serve como um extrato, contendo o resumo das informações presentes na nota e a chave que dará o acesso pela internet.
Armazenamento da NFe
Se no passado as notas fiscais em papel tinham que ser arquivadas, com a NFe é a mesma coisa. Entretanto, em vez de guardar papel, deve ser guardado o arquivo eletrônico correspondente à NFe gerada.
As notas fiscais servem como comprovantes das transações mercantis, bem como prova de cumprimento da legislação fiscal. A regulamentação vigente atribui ao gestor do varejo a responsabilidade de manter os documentos eletrônicos. Esse arquivo eletrônico possui o formato XML e deve ser armazenado por um período de 5 anos.
Contar com um software de gestão, que emita a NFe e faça o armazenamento dos arquivos XML é fundamental, principalmente se esse armazenamento for feito de forma automática e na “nuvem”, concomitantemente às operações do dia a dia da empresa.
Leiaute da NFe
O conteúdo do arquivo XML (arquivo eletrônico) espelha o conteúdo da NFe. Entretanto, ele observa o leiaute especificado pela legislação.
É natural que esse leiaute sofra mudanças à medida que a própria legislação sofre alterações. Como o objetivo é garantir a padronização por todos os contribuintes, o FISCO lança versões de tempos em tempos.
A importância de contar com um bom software emissor é a garantia de adequação aos novos leiautes, sempre que imposta pelo FISCO.
Atualmente estamos na versão 4.0, disponibilizada desde novembro de 2017. A partir de julho de 2018 as mudanças impostas por ela passam a ser obrigatórias, não podendo conviver com versões anteriores.
Conclusão
Como um processo fundamental à operação de uma empresa do varejo, a emissão da NF-e interage com diversas rotinas do dia a dia.
Como ele depende da internet e de um software emissor, investir em infraestrutura é condição básica.
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